¿Cómo prevenir problemas con tus clientes freelance?

¿Cómo prevenir problemas con tus clientes freelance?

Seamos francos, a todos los freelance nos gustaría el escenario ideal en que los clientes pagan a tiempo, el cliente no te da problemas y además quede super contento.

La realidad es que las cosas no siempre salen como te lo esperas. Incluso los mejores clientes pueden llegar a estresarte; desde cambiar la fecha de entrega, hasta que lleguen a exigir cosas fuera del alcance del presupuesto.

Es por eso que me gustaría darte algunos consejos para tratar de evitar que tus clientes te den tantos dolores de cabeza.

1.- Crea un calendario de entregas que sepas que puedes cumplir:

El tener una fecha de entrega puede ayudarte a organizar de mejor forma tus tiempos. En ocasiones como freelance llevas varias proyectos al mismo tiempo y el tener un calendario de entregas que conozca el cliente, te ayudará a evitar llamadas y correos con presiones.

Es importante que respetes esas fechas de entrega para que no te estreses más de lo necesario.

En el calendario aumenta unos días extra, esto en caso de que llegue a ocurrir algún imprevisto. Pero si todo fluye y entregas antes, quedarás mejor parado con tu cliente.

No olvides agregar al calendario el tiempo que puede tomarte recibir respuesta o feed back de tu cliente. Por alguna razón algunos clientes tiene la urgencia de tener su proyecto cuanto antes, pero se toman su tiempo (a veces semanas) para contestar un correo con la retroalimentación para el proyecto.

¿Y si por alguna razón no pude cumplir con la fecha de entrega?

Es importante la auto evaluación, si la fecha está muy cerca, quizá sea momento de tomar el teléfono o enviar un correo y comunicarte con tu cliente. El tiempo de los clientes es muy valioso y probablemente puedan entender la situación, si les notificas antes de la fecha de entrega, que el proyecto se va a retrasar.

Si la fecha ya pasó y jamás notificaste a tu cliente, es posible que tu cliente se moleste bastante. En cualquiera de los dos casos debes pensar como compensar a tu cliente. Puedes ofrecerle algún servicio adicional como forma de compensación. La idea es que sienta que es importante para ti.

2.- Tienes que saber explicar tus procesos

A veces el cliente desconoce totalmente algunos procesos (sobre todo digitales, como el desarrollo web o estrategias digitales). En algunos casos, es necesario que le expliques un poco sobre el proceso de creación de su proyecto para que entienda los alcances y posibles contingencias que puede llegar a tener. No es una regla que todos los clientes te pregunten sobre estas cuestiones, pero cuando te toque, tienes que estar preparado y debes tener mucha paciencia.

3.- Mantente en contacto

Una de las principales quejas que tienen los clientes acerca de los freelance es que toman proyectos y despues del adelanto monetario, desaparecen de la faz de la Tierra por semanas. No desaparezcas del todo. No quiere decir que estarás en contacto diario, pero por lo menos envía un correo cada que haya un avance significante en el proyecto o cada que requieres feed back
En otros casos, son los mismos clientes quienes simplemente no contestan los correos. Para este tipo de clientes con la agenda más ocupada que el Presidente, el secreto está en la persistencia. Si no contesta varios correos, llámale a su oficina o contacta a su secretaria/asistente para que le pase el recado.

4.- Acordar los costos del proyecto

Es muy importante acordar los costos, métodos de pago y fechas para dichos pagos desde el principio. Todo debe estar escrito por correo, en caso de acordar algo por teléfono, recuerda mencionar que le enviarás un correo con dichos acuerdos para tener un back up por mail. En caso de tener algún desacuerdo, ambos podrán revisar su correo para repasar lo acordado.

5.- Sé flexibe, trata de entender a tu cliente

A veces el cliente tiene una idea acerca del proyecto y al conocer la solución gráfica que como diseñador le ofreces, puede no acercarse a su “maravilloso e innovador concepto”. Para evitar este tipo de conflictos, antes de comenzar el proyecto, pregunta a tu cliente acerca de qué le gustaría ver. Probablemente en algún momento vio una campaña, un logo o un sitio que inspiró su idea. Pidele que te pase esa información por correo. Con ello, te darás una idea de que es lo que quiere tu cliente. Es importante que se sienta escuchado, en caso de que su opción no sea la mejor solución tienes que comunicarle el porqué su idea puede no ser la mejor opción.

La letra pequeña:

No olvides agregar a tus calendarios de entrega conceptos como la necesidad de tener un feedback en tiempo y forma, especificando que en caso de no tenerlo, las fechas de entrega pueden verse afectadas.

Agregar como nota cualquier aspecto que consideres que puede retrasar el proyecto, por ejemplo, contratación de hosting, verificación (como la palomita azul o gris) de alguna red social, persmisos externos (como cuando pones publicidad en exteriores) etc.

Incluye también la cantidad de pagos que se harán en el proyecto, algunos freelance cobran 50% al inicio y 50% al final. Otros cobran 35% al inicio, 35% en medio y 30 al final. Los metodos de pago los determinas tu con tu cliente. Recuerda siempre tenerlos por escrito.

Es probable que algunos clientes te den dolores de cabeza, pero con estos consejos la posibilidad de que esto ocurra es menor.

Nos vemos en la siguiente entrega.

Este artículo forma parte de una serie llamada: “Cómo ser freelance sin morir en el intento… o de hambre” Si te gustó o quieres que hable de algún tema en específico, escríbeme en Twitter @gustavovarguez

Cómo ser freelance sin morir en el intento… o de hambre